Політика конфіденційності

1. Хто ми і як з нами зв'язатися

Оператор Spoudi CRM: [повна назва: ФОП або ТОВ], код [ЄДРПОУ / РНОКПП], адреса [юридична адреса].

З питань персональних даних пишіть на support@spoudi.io. Відповідальна особа: [ПІБ або посада, за наявності].

2. Терміни

• Сервіс: CRM-система Spoudi та сайт, через які вона надається.
• Заклад: школа, дитячий центр, студія чи мережа філій, яка користується Сервісом і є нашим клієнтом.
• Користувач: працівник Закладу або батько чи законний представник, що має обліковий запис у Сервісі.
• Дані Закладу: персональні та інші дані учнів, батьків і працівників, які Заклад вносить у Сервіс.

3. Які дані ми обробляємо

Відвідувачі сайту та заявки на демо:

• імʼя, email, телефон, назва й тип організації, кількість учнів, повідомлення, яке ви написали;
• технічні дані запиту (IP-адреса, тип браузера, дата й час) у журналах сервера;
• налаштування теми й мови в локальному сховищі браузера.

Облікові записи Користувачів:

• імʼя, email або телефон, роль у Закладі, хеш пароля, дані про входи та дії в системі (журнал змін).

Дані Закладу, які він вносить у Сервіс:

• про учнів: імʼя, дата народження, група, відвідуваність, оцінки, абонементи, документи, нотатки вчителів;
• про батьків або законних представників: імʼя, контакти, зв'язок з учнем, платежі, баланс, згоди;
• про працівників: імʼя, контакти, посада, розклад, дані для розрахунку заробітної плати;
• фінансові записи Закладу (доходи, витрати, борги).

Ми не просимо Заклади вносити дані про стан здоровʼя, релігійні, політичні переконання чи інші особливі категорії, окрім випадків, коли це необхідно для навчального процесу і Заклад має для цього правову підставу.

4. Діти

Дані дітей у Сервіс вносить Заклад або їхні батьки. Ми не створюємо облікових записів для дітей і не спілкуємося з дітьми напряму. Порталом батьків можуть користуватися лише повнолітні особи.

Заклад відповідає за те, щоб мати згоду батьків або іншу правову підставу на обробку даних дитини. Spoudi надає для цього засоби: облік згод, розмежування доступу за ролями та філіями.

Дані дітей ми не використовуємо для реклами, профілювання чи продажу.

5. Для чого й на яких підставах

• Відповісти на заявку, провести демо, підготувати пропозицію: ваша згода та заходи до укладення договору.
• Надавати Сервіс Закладу й Користувачам: виконання договору (Публічна оферта) і доручення Закладу.
• Підтримка, безпека, запобігання зловживанням, журнал змін: наш законний інтерес і вимоги безпеки.
• Виконання вимог законодавства (облік, відповіді на запити органів у передбачених законом випадках): юридичний обовʼязок.
• Службові повідомлення про роботу Сервісу: договір і наш законний інтерес. Маркетингові листи ми надсилаємо лише за вашою згодою.

6. Як ми обробляємо Дані Закладу як обробник

Ми обробляємо Дані Закладу лише за його документованими інструкціями (налаштування та дії в Сервісі, договір, умови з Додатка 1 до Публічної оферти). Ми не використовуємо їх у власних цілях.

Доступ мають лише працівники Spoudi, яким він потрібен для підтримки Сервісу, і лише в межах зобовʼязання про конфіденційність.

Запити Користувачів щодо Даних Закладу (доступ, виправлення, видалення) ми спрямовуємо Закладу й допомагаємо йому їх виконати.

7. Кому ми передаємо дані

Ми не продаємо персональні дані й не передаємо їх для реклами. Для роботи Сервісу ми залучаємо перевірених постачальників, кожен з яких обробляє дані лише для своєї послуги:

• хостинг і резервне копіювання серверів: [назва, країна];
• надсилання електронної пошти: [назва, країна];
• платіжні сервіси LiqPay, WayForPay, Monobank: лише коли Заклад підключив онлайн-оплату, у межах платежу;
• провайдер штучного інтелекту для AI-помічника: [назва, країна]. Дані передаються лише коли Користувач ставить запит, і не використовуються для навчання моделей [підтвердити умовами провайдера].

Актуальний перелік постачальників надаємо за запитом. Також ми можемо розкрити дані за вимогою уповноваженого органу, якщо це передбачено законом.

8. Передача за кордон

Якщо постачальник розташований поза Україною, ми передаємо дані лише тому, хто забезпечує рівень захисту, не нижчий за вимоги законодавства України (договір, стандартні положення, адекватність юрисдикції). Країни: [перелік].

9. Як ми захищаємо дані

• розмежування доступу за ролями, філіями та групами;
• журнал змін важливих даних;
• шифрування зʼєднання (HTTPS) і паролів [та даних у спокої: уточнити];
• регулярні резервні копії та обмежений доступ до серверів;
• процедура реагування на інциденти: у разі витоку, що створює ризик для прав людей, ми повідомимо Заклад без невиправданої затримки, а за потреби і відповідний орган [строк: 72 години].

Жодна система не захищена на 100%. Ми постійно покращуємо захист, а ви зі свого боку бережіть паролі й не передавайте доступ стороннім.

10. Скільки ми зберігаємо дані

• Заявки на демо: до [12] місяців після останнього контакту або до вашого прохання видалити.
• Дані Закладу: протягом дії договору. Після його завершення Заклад може експортувати дані протягом [30] днів, потім ми видаляємо їх з активних систем, а з резервних копій протягом [90] днів, якщо закон не вимагає іншого.
• Журнали сервера: до [90] днів.
• Облікові й фінансові документи: стільки, скільки вимагає законодавство.

11. Ваші права

Відповідно до Закону України «Про захист персональних даних» (а для осіб з ЄС ще й GDPR) ви маєте право:

• знати, які ваші дані обробляються, і отримати їх копію;
• вимагати виправлення неточних даних;
• вимагати видалення даних або обмеження їх обробки, якщо для цього є підстави;
• заперечити проти обробки, відкликати згоду (це не впливає на законність обробки до відкликання);
• отримати свої дані у зручному форматі для перенесення;
• звернутися зі скаргою до Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини.

Якщо ваші дані внесено в Сервіс Закладом (ви батько, учень чи працівник), звертайтесь до Закладу. Якщо звернетесь до нас, ми перенаправимо запит. Ми відповідаємо на запити протягом [30] днів.

12. Cookies та локальне сховище

Сайт зберігає у браузері лише налаштування теми й мови. Для роботи кабінету Сервісу використовуються технічні cookies сесії. Рекламних cookies немає. Якщо ми підключимо аналітику, цей розділ буде оновлено, а за потреби зʼявиться запит згоди.

13. Зміни політики

Ми можемо оновлювати Політику. Актуальна редакція завжди на цій сторінці з датою. Про суттєві зміни повідомляємо Заклади електронною поштою або в Сервісі.